הוזמנת למסיבת יום הולדת של חבר. אין לכם מושג איזה סוג של אירוע זה הולך להיות, וזה בסדר. אתה שם כי אתה אוהב את החבר שלך (ואולי רוצה עוגה). אבל מה אם במקום לערוך מסיבת יום הולדת רגילה שבה כולם יושבים ואוכלים עוגה וצופים בחבר שלהם פותח מתנות, הם החליטו לערוך אירוע שהיה ממש כיף? מה אם הם תכננו את זה כל כך טוב שזה כלל איזשהו הפקות אירועים ? או אולי אפילו משהו מוחשי יותר מסתם העוגה? אם הם היו עושים את כל זה נכון, אז לא רק שהם היו מסירים כל חרדה מתהליך התכנון עצמו, אלא גם מבטיחים שהאורחים שלהם יהיו מוכנים לערב מרגש מלא בפעילויות מהנות ואוכל נהדר (או כל דבר אחר בתפריט! ). סוג כזה של "וואו פקטור" ניתן להשיג בכל תעשייה – כולל כנסים עסקיים.
מהי הפקה לאירוע?
תכנון נוקשה יכול לגרום להרבה בעיות באירוע. אם יש לך מושג מה עלול להשתבש וכיצד להתמודד עם זה, זה יעזור לך להישאר רגוע כשדברים אכן משתבשים.
לדוגמה, אם מישהו חולה או נפצע באירוע שלכם, ודא שיש אנשים בסביבה שיודעים עזרה ראשונה והחייאה כדי שיוכלו לעזור עד שהפרמדיקים יגיעו (או פנו אליהם מיד). אם אתם מגישים אוכל בפסטיבל תחת כיפת השמיים וחזוי גשם להמשך היום, הזיזו את כל השולחנות מתחת לפני הצהריים כדי שלאף אחד לא יהיו בגדים רטובים על האוכל שלו – וודאו שיש מספיק מטריות זמינות עבור אלה ששוכחים את שלהם!
המפתח לוודא שהאירוע שלכם מוצלח הוא לזכור שאתם צריכים לתפוס את הרגעים הנכונים. הציוד שבו אתה משתמש יכול ליצור או לשבור את התהליך הזה, ולכן חשוב שתשקיע בכלים הנכונים לעבודה.
ישנם שלושה דברים שיעזרו להבטיח שהאירוע שלך יתקיים ללא תקלות: שימוש בציוד הנכון, לכידת הרגעים הנכונים בדיוק בזמן הנכון (ולא לפספס אף אחד), עריכת אותם רגעים שנלכדו יחד לסיפור מגובש
זה אולי נראה מובן מאליו, אבל חשוב לזכור שאירועים עוסקים בקהל שלך. התוכן והמשלוח צריכים להיות מעוצבים כך שיענו על הצרכים שלהם, לא שלך. אז למרות שאתה עשוי להתרגש לחלוק את הרעיונות והתגליות האחרונים שלך עם קבוצה של אנשים שחולקים את התשוקה שלך ללמידה, זכור: התפקיד שלך הוא לא ללמד; זה קשור לבידור באותה מידה שהוא מחנך. בתור דובר באירוע (ובמיוחד אם אתה אחד מכמה), אל תצפה לאף אחד שם רק בגלל שהוא רוצה הזדמנות לזמן פנים אל פנים איתך – הם רוצים תובנה לחייהם שלהם. נקודת מבט של מישהו אחר – ואז תן לו את מה שהם צריכים!
איך אומרים שאירוע מוצלח?
זהו אחד הגורמים החשובים ביותר לכך שאירוע יהיה מוצלח ומרתק עבור כל הצדדים המעורבים. אם הקהל שלך לא מרגיש מעורב, אז הוא לא יהיה מעורב במה שאתה מציג ואין סיכוי שתמשוך את תשומת הלב או העניין שלו. הדרך הטובה ביותר לוודא שזה יקרה היא לאפשר להם איזשהו קלט לגבי איך הדברים מתנהלים: בין אם זה הצבעה לאן ללכת הלאה או רק ליידע אותם מה קורה אחר כך (ולמה), ליידע אנשים שהדעות שלהם חשובות יהפוך כל מפגש למהנה יותר עבור כל המעורבים!
מיתוג הוא הבסיס לאירוע שלכם, והוא יכול ליצור או לשבור את החוויה שלכם. הקפידו לחשוב על מיתוג האירוע שלכם מתחילתו ועד סופו.
אתה רוצה שאנשים יזהו ויזדהו עם המותג שלך, מה שאומר ליצור עבורם חוויה עקבית בכל נקודת מגע. זה מתחיל בעיצוב לוגו – תרצו לוגו שניתן לזהות וייחודי (תחשבו על אפל), אבל גם עקבי בכל הערוצים (זה נראה אותו דבר באתר שלהם כמו במודעות שלהם). המיתוג שלך צריך גם להיות עקבי עם ערכי החברה שלך: אם יש דברים מסוימים שהכי חשובים לך כארגון או אדם, הם צריכים לבוא לידי ביטוי באופן שבו הלקוחות תופסים גם את עצמך וגם את האירועים שמגיעים מבין הקירות האלה! לבסוף, זכור שלעתים קרובות אירועים הם נושאים – ושום דבר לא מאיית "לא מקורי" כמו שני לוגואים זהים זה לצד זה בכנסים שונים בשנה הבאה, מכיוון שמעצב אחד לא חשב מה באמת המשמעות של "נושא" לפני שיישם את החזון שלו. על רעיון של אדם אחר…
שמור על מעורבות הקהל שלך באמצעות הקשבה פעילה.
הקשבה פעילה היא מיומנות שניתן ללמוד. זו גם אחת המיומנויות החשובות ביותר למארגני אירועים, שכן היא עוזרת לשמור על מעורבות הקהל שלך ומאפשרת להם להרגיש כמו המשוב שלהם
חשוב שדוברים באירועים יידעו שהקשבה פעילה היא לא רק להיות שקטה – זה אומר שאתה מרוכז במה שהדובר אומר ומגיב כראוי, בין אם זה בשפת גוף או בתקשורת מילולית.